Onbelemmerd vergaderen? Als introvert heb ik daar een ontzettende hekel aan.
Dit is hoe dat gaat: we plannen het ene overleg na het andere, we houden ons niet aan de afgesproken tijd, we laten iedereen die zijn mond open doet vrijelijk aan het woord en na afloop gaan we onbelemmerd door met wat we gewend zijn te doen.
Met ouderwets onbelemmerd vergaderen mis je belangrijke input: die van introverte medewerkers.
Ik ben altijd te laat met mijn reactie, ik vind het lastig om een ander te onderbreken en ben snel geïmponeerd door stellige uitspraken. Extraverte mensen houden van praten en contact, en vinden vergaderen alleen daarom al een leuke bezigheid. Echter, ook voor hen is deze vorm van onbelemmerd vergaderen niet constructief. Voor niemand dus. Jammer, want we verdoen er veel tijd mee die je ook nuttig kan besteden.
In vergadertijd kun je informatie delen, tot nieuwe inzichten komen, acties vaststellen en het onderling vertrouwen versterken.
Hoe maken we vergaderingen dan wel constructief?
Door het wegnemen van de belemmeringen. De psycholoog Kurt Lewin liet zien dat het veranderen van gedrag de resultante is van twee soorten krachten: drijvende en remmende krachten.
Het wegnemen van de remmende krachten blijkt veel effectiever te zijn in het veranderen van gedrag dan het opvoeren van de drijvende krachten.
Ben Tiggelaar schreef er een leuke column over.
Hoe ziet onbelemmerd vergaderen er dan uit? Hoe kun je dat faciliteren?
1. Maak van tevoren een agenda en stuur die rond.
Geef aan wat belangrijk is en waar je input verwacht. Als introvert bereid ik me graag grondig voor, en daar kunnen anderen in de vergadering veel profijt van hebben.
2. Geef aan wat het doel is, voor de vergadering als geheel en ook per vergaderpunt.
Wil je ideeën verzamelen, informatie delen, een project evalueren of een beslissing nemen? Ik weet dan wat de bedoeling is en stel me daarop in.
3. Kies een aanpak die past bij de zwaarte en inhoud van het agendapunt.
Of laat dat over aan iemand anders: wie van je medewerkers zou dit agendapunt kunnen voorbereiden en begeleiden? Als introvert zet ik mezelf niet graag op de voorgrond, maar als je mij een rol geeft in het overleg kan ik heel goed leiding en ruimte geven.
Informatie uitwisselen? Vraag van tevoren een expert een presentatie van een paar minuten voor te bereiden. Vraag mensen van wie je denkt dat ze iets belangrijks te zeggen hebben expliciet om hun input. Laat mensen in duo’s of kleine groepjes uitwisselen, hoor dan plenair de belangrijkste punten terug. Als introvert deel ik makkelijker in een kleine groep en kan ik aftasten wat anderen van mijn input vinden.
Een beslissing nemen? Laat mensen eerst hun mening noteren, maak dan een rondje.
We zijn niet gewend om stil te zijn tijdens een overleg, maar een paar minuten reflectie / schrijftijd bij belangrijke beslissingen, zal niet alleen mij als introvert helpen mijn standpunt helder te krijgen. Nog beter: plan informeren en beslissen niet in hetzelfde overleg.
Ideeën genereren? Het is een mythe dat brainstormen in een groep effectief is.
Onderzoek heeft uitgewezen dat we individueel meer en betere ideeën produceren dan in een groep, tenzij we online brainstormen. In dat geval geldt: hoe groter de groep, hoe beter die presteert. Susan Cain heeft in haar boek ‘Stil‘ de gegevens hierover helder bij elkaar gezet, onder andere het werk van Furnham. Zorg dus dat ik en mijn collega’s al met ideeën naar het overleg komen, en verzin een vorm om die uit te wisselen. Echter, tot mijn verdriet is brainstormen op het werk nog steeds een geliefde bezigheid. Waarschijnlijk omdat het zo gezellig overkomt. Maar als je iets gezelligs wilt doen waar ik mij als introvert ook bij thuis voel, doe dan iets anders.
4. Rond elk punt goed af. Doe dit meteen per onderwerp, benoem en noteer de actiepunten. Grote kans dat ik er als introvert nog even over na blijf denken, maar dat is nu eenmaal de aard van het beestje. Daarom zeker punt 5 niet vergeten!
5. Geef aan of en tot wanneer mensen nog iets kunnen aanvullen of toevoegen. Op deze manier zul je maximaal profiteren van mijn input als introvert: bij mij vallen de puzzelstukjes vaak pas na de vergadering op hun plek.
Met bovenstaande aanpak ga ik met liefde onbelemmerd vergaderen. Het wordt trouwens voor iedereen leuker en nuttiger, niet alleen voor mij en andere introverte medewerkers. En dat is maar goed ook want daar zijn vergaderingen belangrijk genoeg voor!