Vergaderen voor introverte mensen

In een wat grotere groep vind ik het lastig om mijn zegje te doen. Wat er dan gebeurt is zoiets als dit voorval uit de tijd dat ik universitair docent was:onder-water

Met de hele vakgroep bespreken we lopende zaken en zijn aangeland bij het verdelen van de onderwijstaken, altijd een heikel punt. Ik heb daar al een tijdje op lopen broeden en heb een voorstel hoe we hier beter mee om kunnen gaan. Bang dat ze het meteen zullen afschieten, of dat het te weinig concreet is, verzamel ik moed en met mijn blik strak op de tafel gericht steek ik van wal. Voor de zekerheid doorspek ik mijn zinnen met “misschien”, “wellicht”, “onder andere”. Ik ben nog niet halverwege als mijn buurman het van me overneemt en de discussie een hele andere kant opstuurt. Gelaten leun ik achterover. Tien minuten later zit ik echter rechtovereind in mijn stoel. Ik zie mijn overbuurvrouw met verve mijn eigen voorstel van zonet uit de doeken doen. Mijn baas reageert enthousiast: “Ja, dit is echt iets om verder uit te werken! Goed idee, dankjewel.”

Wel potjandorie! Dit is exact wat ik zojuist heb ingebracht! Ik werp haar een verbaasde blik toe die ze niet opmerkt; haar ogen zijn gericht op de baas. Ik vind het kinderachtig om alsnog mijn idee te gaan claimen, en doe er het zwijgen toe. Het was dus helemaal geen gek idee, realiseer ik me, en kennelijk concreet genoeg.

In overlegsituaties komen de meer extraverte mensen goed tot hun recht. Ze genieten van het contact, kunnen snel reageren, denken al pratende, vallen met gemak anderen in de rede en kunnen zaken bondig en stellig naar voren brengen (ook als ze niet zeker zijn van hun zaak).

Een meer introvert persoon gaat behoedzamer te werk en denkt na alvorens hij wat zegt. Dat maakt het voor een introvert lastig om in een discussie meteen zijn mening te geven. Onder de oppervlakte gebeurt er van alles, maar dat is voor anderen niet zichtbaar. Een introvert kan zelfs zo druk in gesprek zijn met zichzelf dat hij denkt iets te hebben gezegd terwijl hij het alleen maar heeft gedacht!

Het is belangrijk om ook als introvert je stem te laten horen en je kwaliteiten en bijdragen voor het voetlicht te brengen. Je loopt anders het risico dat je niet op waarde wordt geschat, of te horen krijgt dat je geen ‘teamspeler’ bent.

Een paar aandachtspunten om als introvert rekening mee te houden in overlegsituaties.

  • Je bent alleen zichtbaar als je je uit
    Zorg er voor dat je aan elk overleg iets bijdraagt. Aangezien je als introvert vaak van tevoren al goed over de inhoud hebt nagedacht kun je ervan op aan dat de kwaliteit
    van je bijdrage hoog is.
  • Dat je wat zegt is belangrijker dan hoe je het zegt
    Een valkuil is om maar niets te zeggen omdat je nog niet weet hoe je het zal zeggen, of omdat je er nog niet helemaal de vinger op kunt leggen. Begin ‘gewoon’: als je er zelf in gelooft ben je ook in staat jouw enthousiasme over te brengen op anderen.
  • Zorg dat de anderen naar je luisteren
    Door mijn onzekerheid hield ik allemaal slagen om de arm en verloor ik mij in details. Dit maakte anderen ongeduldig, ze verloren hun aandacht voor wat ik zei. Bedenk daarom vooraf: wat is mijn kernboodschap? Formuleer die dan in een paar korte zinnen en vermijd verkleinwoorden en twijfeltaal.
  • Maak oogcontact
    Zoek oogcontact met mensen die de besluiten nemen, vooral hen moet je voor je winnen. Kijk in een overleg je collega’s 1 voor 1 aan, alsof je op dat moment alleen tegen hem of haar praat. Zo ben je meer aanwezig, je komt indringender over en de kans is klein dat iemand later met jouw idee (in de vorm van zijn idee) op de proppen komt.
  • Spreektijd is statusafhankelijk
    Wie hoger in de rangorde staat, mag langer praten en meer uitweiden. Wie lager is, moet bondiger spreken, wordt eerder onderbroken en krijgt minder snel bijval. Als je lager in rang staat is het dus zaak om vaker iets te zeggen, al is het maar kort. De belangrijkste persoon in een vergadering herken je doordat de meeste ogen op hem of haar gericht zijn. Richt je dus in ieder geval tot die persoon, en zorg dat die hoort wat je te zeggen hebt. Je kunt ook spelen met status door handig gebruik te maken van je houding en stem, maar dat is een verhaal apart.
  • In de wandelgangen vindt het eigenlijke overleg plaats
    Als er belangrijke besluiten moeten worden genomen, is daar vaak van te voren al met diverse mensen over gesproken. Grote kans dat jij als introvert de wandelgangen minder goed benut dan je extraverte collega. Je ondervangt dit door jouw ideeën vooraf 1 op 1 met een paar collega’s of je baas te bespreken. Dat maakt dat je weet hoe ze erover denken, en ook of je op hun steun kan rekenen.

Toen ik later als teamleider zelf vergaderingen voorzat, had ik er een stuk minder moeite mee. Best logisch eigenlijk: door mijn rol sprak ik met enige regelmatig iedereen 1 op 1, ik was in status gestegen, maakte zelf de agenda en kon me daardoor goed voorbereiden. Maar bij de rondvraag voelde ik me soms klemgezet. Dan zei ik: goed punt, dat zet ik op de agenda voor de volgende keer!

Ben jij een meer introverte persoon en kom je op het werk niet altijd tot je recht? Misschien is deze training dan iets voor jou.
In het algemeen: het gaat er niet om in welke categorie je valt. Het gaat erom welk gedrag voor jou herkenbaar is, welke kwaliteiten en behoeftes jij hebt, en wat voor jou werkt.

Vond je dit interessant? Abonneer je op mijn nieuwsbrief.

Verder lezen? Sylvia Löhken. Stille mensen, waardevolle krachten. Over de kwaliteiten van de introverte mens. 2012.

Dit bericht is geplaatst in bewustwording. Bookmark de permalink.